Les clés pour réussir son séminaire

Anticiper les imprévus d’un séminaire

Comme pour n’importe quel événement, il est indispensable d’anticiper les imprévus afin de savoir les gérer au besoin. Ci-dessous, une liste des imprévus que vous pourrez rencontrer lors de votre séminaire et nos conseils pour les gérer.

Les imprévus

  • Trop ou pas assez de participants : avez-vous suffisamment de places assises ? de repas ? la sécurité est-elle proportionnelle ?
  • Manque d’ambiance : quoi de pire que des participants qui s’ennuient au bout de quelques heures ?
  • Météo catastrophique : vous aviez prévu une activité en extérieur ? Pas de chance la météo annonce tempête !
  • Grève inopinée : la grève des transports (avion, train, métro, taxi) est à anticiper sans quoi vos participants arriveront en retard.
  • Retards : idem que pour la grève des transports, sans oublier les itinéraires et plans suffisamment explicites pour guider vos participants.
  • >Pannes : on n’est jamais à l’abri d’une panne ! Quelle soit matérielle (vidéo projecteur) ou plus générale (électricité).

Quelques conseils pour gérer les imprévus

Rendez-vous sur place la veille afin de contrôler tous les équipements. Rédigez le déroulement de votre séminaire comme un scénario (arrivée des participants 9 h à la porte A, badge, etc.) pour anticiper ces imprévus.

Donnez le numéro de portable du responsable de l’organisation (cela peut-être le vôtre) à tous les participants et intervenants. S’il y a un problème, vous devez répondre présent !

Pour prévenir ces imprévus, anticipez. Imaginez tous les cas pour pouvoir prévoir des plans B.

Photo © mxgirl85 – FlickR

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